１．出張依頼状の発送（担当：庶務木下）
- 各会議遅くとも１週間前に着くように、
はがきを作成して発送するメールを送信する。 - WORDとACCESSのリンクで差し込み印刷で
はがきメールの内容は作成、宛名は順番（正順または逆順）に注意してACCESSで作成。 - 常任委員：JONIN_AD_H、競技運営委員：UNEI_AD_H、シード委員：SEED_AD_H 、専門委員：SENMON_AD_H、全員：YAKU_AD_H
２．大会要項の配布、発送（担当：庶務木下）
① 新人大会
- ５月上旬の常任・専門委員会で要項と配布案内の内容確認。
- ６月上旬に要項配布の案内（裏に要項を印刷）を各校に送付。
- ６月中旬の専門委員会で要項の袋詰め→各地区に渡す。
- 以下全てホームページからダウンロードに変更（2021年）
＊袋の中身：
-
要項申込用紙（個人・団体それぞれ男女）登録表２枚（男女各１枚）申込の注意＆ボールの案内領収証振込について、振込確認票職員派遣依頼決勝リーグ戦のやり方（WEBからDL）シード資料（WEBからDL、シード委員会が作成）
- ＊県協会登録料の領収証は各地区に渡し、春に登録してない学校に渡す。
- ６月下旬の競技運営委員会で、受付用ファイルをUSBで各地区に配布。間に合わない場合は各地区の受付校に郵送。
- ９月下旬に団体メンバー書込み用紙を郵送（不出場校はアスタリスクで抹消）＊これは競技運営委員会でやる。
- ＊エントリー数の集約は当面競技運営（競技委員長）が行う。
- ＊大会終了後、全国高体連にメールで結果を報告。（http://koko-tennis.com/zen/teishutuho.pdf）
② 県大会（インターハイ予選）
- １月の常任委員会で要項と配布案内の内容確認
- ２月中旬に要項配布の案内（要項も同封）を各校に送付。
- ２月下旬（もしくは３月上旬）の競技運営委員会で要項の袋詰め→各地区に渡す。
＊袋の中身：要項（県大会とインターハイ予選）申込用紙（それぞれ男女）登録表２枚（男女各１枚）職員派遣依頼＆ボールの案内参加資格申込の注意領収証（大会、協会登録費）振込について、振込確認票エントリー一覧（近野作成）シード資料（シード委員会が作成→WEBからダウンロード方式変更）
- ３月の競技運営委員会で、受付用ファイルをUSBで各地区に配布。同時に団体メンバー書込み用紙も渡す。
- ＊エントリー数の集約は当面競技運営が行う。
- ＊大会終了後、全国高体連にメールで結果を報告。（http://koko-tennis.com/zen/teishutuho.pdf）
３．本戦出場証の作成（担当：庶務木下）
- 県大会、新人大会それぞれについて、作成する。締切はマネージャー会議。
- 県大会は400枚、新人大会は500枚印刷して公印を押印。
４．役員委嘱状２種類（担当：事務局川口）
- ACCESSを使って作成する（位置合せ必要）。奇数年は異動者・新規者のみ。
- ４月のなるべく早い時期に・行事予定・
最初の常任・専門委員会の招請状・役員委嘱状（2種類）を同封して封書で校長宛に発送。 - ＊用紙は委員長に届くので早目に送ってもらう。または高体連事務局から直送してもらう。
５．インターハイ申込（担当：法政佐藤）
- ６月中公印を佐藤さんに預ける必要あり。または複製を作成して渡す。
- ＊預ける場合、村田さんが持っているものを渡す方が効率が良い。
７．調査（担当：庶務木下）
- 6月くらい？登録者数→委員長を通して全国の高体連へ
- 1月の常任委員会で年間行事計画、大会要項、会議リストを確認し2月はじめまでに県高体連事務局へ郵送、委員長へメール
８．顧問総会関係（担当：庶務木下、事務局川口）
- 1月はじめに各地区委員長に追加資料の有無の確認、事業計画の日程確認。
- 1月の常任委員会で袋詰め（←部員の協力で袋詰め）
- ＊袋の中身：校長宛案内、顧問宛案内、委任状返信はがき、各地区からの追加資料 、封筒（ラベル TENNIS_ADD）
- 顧問総会の封筒ラベル（ラベル tennis_schoolname）
９．ホームページ運営（担当：広報八島、事務局川口）
- 全国大会の記録更新（担当：広報）
- 県大会の記録更新（担当：競技委員）
- 地区大会の記録更新（担当：各地区競技委員）
- 大会連絡掲示版のメンテナンス
- サーバーの更新料手続き
- ドメインの更新