庶務・事務局関係

1.出張依頼状の発送(担当:川口)

  • 各会議遅くとも1週間前に着くように、はがきを作成して発送する。
  • WORDとACCESSのリンクで差し込み印刷ではがきの内容は作成、宛名は順番(正順または逆順)に注意してACCESSで作成。
  • 常任委員:JONIN_AD_H、競技運営委員:UNEI_AD_H、シード委員:SEED_AD_H 、専門委員:SENMON_AD_H、全員:YAKU_AD_H

2.大会要項の配布、発送(担当:木下)

① 新人大会

  • 5月上旬の常任・専門委員会で要項と配布案内の内容確認。
  • 6月上旬に要項配布の案内(裏に要項を印刷)を各校に送付。
  • 6月中旬の専門委員会で要項の袋詰め→各地区に渡す。
  • *袋の中身:資料一式はここからダウンロード
    1. 要項
    2. 申込用紙(個人・団体それぞれ男女)
    3. 登録表2枚(男女各1枚)
    4. 申込の注意&ボールの案内
    5. 領収証
    6. 職員派遣依頼
    7. 決勝リーグ戦のやり方(WEBからDL)
    8. シード資料(WEBからDL、シード委員会が作成)
  • *県協会登録料の領収証は各地区に渡し、春に登録してない学校に渡す。
  • 6月下旬の競技運営委員会で、受付用ファイルをUSBで各地区に配布。間に合わない場合は各地区の受付校に郵送。
  • 9月下旬に団体メンバー書込み用紙を郵送(不出場校はアスタリスクで抹消)*これは競技運営委員会でやる。
  • *エントリー数の集約は当面競技運営(つまり近野)が行う。
  • *大会終了後、全国高体連にメールで結果を報告。(http://koko-tennis.com/zen/teishutuho.pdf)

② 県大会(インターハイ予選)

  • 1月の常任委員会で要項と配布案内の内容確認
  • 2月中旬に要項配布の案内(裏に要項を印刷)を各校に送付。
  • 2月下旬(もしくは3月上旬)の競技運営委員会で要項の袋詰め→各地区に渡す。
  • *袋の中身:資料一式はここからダウンロード
    1. 要項(県大会とインターハイ予選)
    2. 申込用紙(それぞれ男女)
    3. 登録表2枚(男女各1枚)
    4. 職員派遣依頼&ボールの案内
    5. 参加資格
    6. 申込の注意
    7. 領収証(大会、協会登録費)
    8. エントリー一覧(近野作成)
    9. シード資料(シード委員会が作成→WEBからダウンロード方式変更)
  • 3月の競技運営委員会で、受付用ファイルをUSBで各地区に配布。同時に団体メンバー書込み用紙も渡す。
  • *エントリー数の集約は当面競技運営(つまり近野)が行う。
  • *大会終了後、全国高体連にメールで結果を報告。(http://koko-tennis.com/zen/teishutuho.pdf)

3.本戦出場証の作成(担当:木下)

  • 県大会、新人大会それぞれについて、作成する。締切はマネージャー会議。
  • 県大会は400枚、新人大会は500枚印刷して公印を押印。

4.役員委嘱状2種類(担当:川口)

  • ACCESSを使って作成する(位置合せ必要)。奇数年は異動者・新規者のみ。
  • 4月のなるべく早い時期に・行事予定・最初の常任・専門委員会の招請状・役員委嘱状(2種類)を同封して封書で校長宛に発送。
  • *用紙は委員長に届くので早目に送ってもらう。または高体連事務局から直送してもらう。

5.インターハイ申込(担当:法政佐藤)

  • 6月中公印を佐藤さんに預ける必要あり。または複製を作成して渡す。
  • *預ける場合、村田さんが持っているものを渡す方が効率が良い。

7.調査(担当:川口)

  • 6月くらい?登録者数→委員長を通して全国の高体連へ
  • 1月の常任委員会で年間行事計画、大会要項、会議リストを確認し2月はじめまでに県高体連事務局へ郵送、委員長へメール

8.顧問総会関係(担当:川口)

  • 1月はじめに各地区委員長に追加資料の有無の確認、事業計画の日程確認。
  • 1月の常任委員会で袋詰め(←部員の協力で袋詰め)
  • *袋の中身:校長宛案内、顧問宛案内、委任状返信はがき、各地区からの追加資料 、封筒(ラベル TENNIS_ADD)
  • 顧問総会の封筒ラベル(ラベル tennis_schoolname)

9.ホームページ運営(担当:川口)

  • 県大会の記録更新
  • 地区大会の記録更新(担当:川口、木下、林)
  • 大会連絡掲示版のメンテナンス
  • サーバーの更新料手続き